November 12-i írásunkban áttekintettük, hogy milyen sokrétűen segíthetünk vállalkozásunk minden napi munkáját online, interneten elérhető alkalmazások, szolgáltatások. Ahogy ebben a cikkben is jeleztük, számos ilyen online alkalmazást összegyűjtött az IVSZ és az ezeket felsoroló összegzést nyilvánossá tett az IVSZ, aki az ÉDFP projektben partnerünk. https://ivsz.hu/…/ezek-a-platformok-segithetik-az…/Mai cikkünkben kiemelünk három szolgáltatást az online elérhető alkalmazások közül, amelyek javaslatunk szerint különösen hasznosak lehetnek egy kisebb cég munkájában.
Online videokonferencia eszközök: ma már a legtöbb számítógépnek van beépített kamerája és beépített mikrofonja, azaz külön eszköz vásárlása és telepítése nélkül tudunk egyszerűen, az interneten elérhető megoldásokkal videóhívást létrehozni akár több szereplővel. Bizonyos esetekben fontos, hogy beszélgetőpartnereinket lássuk is. Például amikor egy új ügyfélnek vagy üzleti partnernek akarunk bemutatkozni és idő hiányában vagy a jelenlegi pandémiás helyzetből adódóan nem tudunk azonnal személyesen találkozni vele. A videókapcsolat akkor is fontos, ha egy dokumentumot, tervrajzot akarunk bemutatni és közben annak tartalmáról egyeztetni.
Az egyik legelterjedtebb, legtöbb funkcióval rendelkező megoldás, amely bizonyos keretek között díjmentesen is használható a Zoom (https://zoom.us), viszont ennek sajnos nincs magyar nyelvű „kezelőfelülete”, tehát legalább alapfokon kell tudnunk angolul, ha használni akarjuk. A Google hasonló szolgáltatása a Meet (https://meet.google.com/) viszont magyar nyelven is elérhető. Ugyanúgy tudjuk díjmentesen használni és funkcionalitásban csak kevéssé marad el a Zoomtól.
Csoportmunka támogatása: Ha vállalkozásunkban több irodai munkát (is) végző kolléga van, aki például tervezéssel, engedélyeztetéssel, ügyfelekhez, megrendelésekhez vagy pénzügyi nyilvántartással foglalkozik, az összes futó munkát, kidolgozandó ötletet, megbeszélendő problémát, feladatot egy virtuális, online táblára tehetünk fel, amelyen együtt szerkeszthetünk, adhatunk hozzá gondolatokat, megjegyzéseket, csatolhatunk hozzá dokumentumokat, kijelölhetünk felelősöket és beállíthatjuk az adott téma – feladat előrehaladásának státuszát. Így a vállalkozás vezetőjeként teljes áttekintésünk lehet a futó ügyekről, (remélhetőleg megoldás alatt álló) problémákról és a közeljövőre tervezett feladatokról. Ezzel kiválthatjuk, hogy cetlikre írjunk fel teendőket vagy az irodában levő táblára, amiről azután véletlenül letöröljük, amikor gyorsan valami mást akarunk oda felrajzolni, hogy kollégáinknak elmagyarázzuk.
Erre az egyik legelterjedtebb megoldás a Trello (https://trello.com), amelynek szintén van magyar nyelvű változata.
Űrlapok, kérdőívek: Nagyban megkönnyítjük az információgyűjtést kollégáinktól vagy ügyfeleinktől – partnereinktől, ha a kérdéses témában az interneten kérdőívet szerkesztünk és ezek kitöltését kérjük a „célszemélyektől”. Az összegyűjtött válaszokat vagy egyéb információkat azután összesítve láthatjuk. A kérdőív lehet feleletválasztós (tehát mi előre definiáljuk a válaszokat, amelyek közül a megfelelőt a válaszadók bejelölhetik) vagy pedig kérhetjük hogy egy adott témában szabad szövegesen adjanak információt. Kérdés lehet például időpont egyeztetés sok szereplővel, adott termék – eszköz használatára vonatkozó kérdés vagy annak felmérése, hogy milyen típusú munkára, szolgáltatásra van igény.
Kimondottan időpont egyeztetésre való a Doodle (https://doodle.com/en/) , ha pedig tetszőleges témában akarunk körkérdéseket intézni (akár piackutatás formájában), akkor a Surveymonkey az egyik legismertebb online alkalmazás (https://www.surveymonkey.co.uk/). Mindkét szolgáltatásnak díjmentes az alapverziója, amely legtöbb esetben elegendő. Sajnos egyiknek sincs magyar nyelvű verziója, de a Google-nak van egy ilyen jellegű információgyűjtő szolgáltatása a Google Forms (https://www.google.com/forms/about/), amely viszont elérhető magyar nyelven is.
Sok sikert kívánunk az alkalmazások megismeréséhez, használatához a mindennapi munkában. Ha van kérdésetek, jelezzétek, küldjétek el!
A kép forrása: pexels.com